Datenschutzerklärung

Zugang: Für die Abwicklung Ihrer Veranstaltung erhalten Sie per E-Mail persönliche Links zu Ihrem Kundenportal. Sie sind bis zu 90 Tage gültig. Bitte leiten Sie diese E-Mails nicht weiter – wer den Link hat, sieht Ihre Unterlagen. Wird Ihr Vorgang gelöscht, werden alle Links sofort ungültig.

Reservierung und Vertrag: Im Portal erfassen wir die Angaben beider Mieter (Anrede, Name, E-Mail, Telefon), die Rechnungsanschrift, die gewählten Leistungen und Ihre Hinweise, etwa zum Standesamt. Daraus erstellen wir Mietvertrag und Rechnungen als PDF, die Sie im Portal abrufen können. Laden Sie den unterschriebenen Vertrag hoch, speichern wir die Datei. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für Rechnungen und Buchungsbelege zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

Online-Abschluss des Mietvertrags: Schließen Sie den Mietvertrag im Portal ab, speichern wir zum Nachweis des Vertragsschlusses: die von Ihnen eingegebenen Namen, Datum und Uhrzeit, die Fassung des Vertrags und der AGB, eine Prüfsumme (SHA-256) der Vertragsdatei, den Wortlaut der Zustimmungserklärung und der Schaltfläche, Vertragssumme und Anzahlung, Ihre IP-Adresse in gekürzter Form (IPv4 ohne letzten Block, IPv6 nur die ersten 48 Bit), die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und den verwendeten Portal-Link. Daraus erstellen wir eine Bestätigung (PDF), die wir Ihnen mit dem Vertrag per E-Mail senden. Zur Missbrauchsabwehr begrenzen wir die Zahl der Versuche; Ihre IP-Adresse wird dafür nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss) und lit. f DSGVO (Nachweis des Vertragsschlusses).

Bestellliste: Vor der Veranstaltung erfassen Sie in der Bestellliste Ausstattung, Ablauf, die Belegung der Gästezimmer und Ihre Dienstleister. Dabei geben Sie auch Namen Ihrer Gäste und Kontaktdaten von Dienstleistern an – bitte informieren Sie diese darüber. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Caterer, Ausstatter und Ihr Foto: Im Portal können Sie schon vor der Bestellliste angeben, welchen Caterer und welchen Ausstatter Sie gewählt haben; wir brauchen die Angabe für die Planung und die Abstimmung mit den Dienstleistern (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Außerdem können Sie freiwillig ein gemeinsames Foto hochladen. Es dient ausschließlich dazu, Sie persönlich zuordnen zu können, wird nicht veröffentlicht und nicht weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Hochladen erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können das Foto jederzeit im Portal wieder entfernen; andernfalls löschen wir es zusammen mit den übrigen Daten Ihres Vorgangs.

Einwilligungen: Im Portal können Sie freiwillig in den Erhalt von Neuigkeiten (etwa einen Gruß zum ersten Hochzeitstag) und in die Verwendung von Fotos Ihrer Feier einwilligen. Zum Nachweis speichern wir Art und Zeitpunkt, Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können jede Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – im Portal oder per E-Mail an info@rittergut-etzdorf.de.

Auf dieser Website und auf rittergut-etzdorf.de bieten wir einen Chat an, in dem ein KI-Assistent – kein Mensch – Fragen zum Rittergut, zu Preisen, Dienstleistern und freien Terminen beantwortet.

Zweck: Beantwortung Ihrer Fragen. Der Chat nimmt keine Buchungen oder Anfragen entgegen; dafür nutzen Sie bitte das Anfrageformular.

Verarbeitete Daten: der Text Ihrer Nachrichten und der bisherige Gesprächsverlauf der laufenden Sitzung (bis zu zehn vorherige Nachrichten, die Ihr Browser mitsendet) – einschließlich aller persönlichen Angaben, die Sie selbst eintippen. Zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir außerdem Ihre IP-Adresse, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen; sie wird nur im Arbeitsspeicher des Servers gehalten, nicht an OpenAI übermittelt und spätestens nach etwa 24 Stunden oder beim Neustart des Servers verworfen. Bitte geben Sie im Chat keine sensiblen persönlichen Daten ein.

Empfänger und Drittland: Zur Beantwortung werden Ihre Nachricht und der Gesprächsverlauf an den KI-Dienst OpenAI übermittelt, den wir als Auftragsverarbeiter einsetzen. Dabei wird Ihre Nachricht auch in eine Zahlenfolge (Embedding) umgewandelt, mit der wir passende Abschnitte aus unserer Wissensbasis heraussuchen. Die Verarbeitung durch OpenAI kann in den USA stattfinden, also außerhalb der EU. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage der mit OpenAI vereinbarten Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln).

Speicherdauer: Den Chatverlauf speichern wir nicht; er besteht nur in Ihrem geöffneten Browserfenster und ist mit dessen Schließen verloren. OpenAI bewahrt nach eigenen Angaben Protokolle zur Missbrauchskontrolle bis zu 30 Tage auf, sofern keine längere Aufbewahrung gesetzlich vorgeschrieben ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Fragen von Gästen und Interessenten schnell und auch außerhalb unserer Erreichbarkeit zu beantworten. Soweit Sie im Chat Fragen zur Vorbereitung einer Buchung stellen (etwa zu freien Terminen oder Preisen für Ihre Veranstaltung), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Soweit die Verarbeitung auf lit. f beruht, können Sie ihr nach Art. 21 DSGVO widersprechen (Kontakt siehe Abschnitt 1). Unabhängig davon ist die Nutzung des Chats freiwillig; Sie erreichen uns jederzeit auch per E-Mail oder Telefon.

Die Schaltfläche zum Öffnen wird auf rittergut-etzdorf.de über ein Skript von buchung.rittergut-etzdorf.de geladen; dabei wird Ihre IP-Adresse an unseren Hoster (siehe „Server-Logs & Hosting“) übertragen. Das Skript setzt keine Cookies. Der Chat selbst wird erst geladen, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken.